Arti Kearsipan dan Sistem Pengarsipan Geografis (Wilayah)

  Kearsipan          

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.

Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. 
Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:
(1) disimpan secara berencana dan teratur
(2) mempunyai sesuatu kegunaan, dan 
(3) dapat ditemukan kembali secara tepat.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

1. 2.    Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

1. 3.    Asan Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatanm yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

 Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali (guide).
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali

            Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa darah.

  Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

1.      Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2.      Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

  Kelemahanya antara lain :

1.      Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

2.      Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

3.      Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang  atau perwakilan.

B.MENYUSUN DAFTAR KLASIFIKASI

            Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah. Pembagian wilayah ini dapat mengikuti pembagian wilayah  pemerintahan seperti ; propinsi/daerah tingkat 1,kota/kabupaten daerah tingkat 2m,dan seterusnya. Pada sistem ini , surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama dengan suatu surat atau wakat lainnya, dapat disimpan dalam bersama-sama  satu berkas atau tempat penyimpanan

            Contoh daftar klasifikasi :

JW-BALI		JAWA
JB          1	A B C D E	JAKARTA Jakarta Pusat Jakarta Barat Jakarta Selatan Jakarta Timur Jakarta Utara
2	A B C D	JAWA BARAT Bandung Bogor Cirebon Merak
3             4	A B C D E A B	JAWA TENGAH Pekalongan Rembang Semarang Solo><Surakarta Tegal YOGYAKARTA Bamtul Sleman
5	A B C D	JAWA TIMUR Banyuwangi Jember Malang Surabaya
6	A B C D	BALI Amplapura Denpasar Klungkung Singaraja

L J		LUAR JAWA
L J                 1	A B C D	KALIMANTAN Banjarmasin Palangkaraya Pontianak Samarinda
2	A B C D E F	SUMATERA Banda Aceh Bandar Lampung Bukittinggi Medan Padang Palembang
3	A B C D	SULAWESI Kendari Makasar Manado Palu
4	A B C	MALUKU ambon Ternate Tidore
5	A B	PAPUA Jayapura Merauke
6	A B C D	NTB dan NTT Bima Ende Kupang Mataram

C.MENYIAPAKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN

1.      Filing kabinet, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas, laci yang harus di sediakan adalah sebanyak 2 buah. Yaitu laci JW (jaw) dan laci LJ  (luar jawa).

2.      Guide, banyaknya laci  di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas, guide yang harus di sediakan adalah sebanyak 12 buah,yaitu masing-masing guide 6 buah.

3.      Folder, banyaknya laci  di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas,foder yang harus di sediakan adalah sebanyak 50 buah, yaitu masing-masing folder 25 buah.

4.      Rak sortir.

5.      Kartu indeks.

6.      Lemari kartuindeks

C.PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI

1.Prosedur penyimpanan

            Prosedur penyimpanan, antara lain sebagai berikut :

a.       Pemberitahuan kode surat : stiap surat yang akan di simpan alamatnya, kemudian cantumkan kode yang sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi.

b.      Mengisi kartuindeks contoh sbb:

	Pr
Indeks                            : Pramudhita,Maharani,Dewi Kode/tanggal simpan : JB.2.A/ 10 Januari 2004 Masalah/perihal         : lamaran pekerjaan Nomor/tanggal surat : -/2 Januari 2004

Kode di ambil dari daftar klasifikasi..

c.       Kode tersebut pada kartu indeks di atas surat tersebut harus di sipan pada lemari  JW di belakang Guide 2 jawa barat dan pad folder A bandung.

d.      Kartu indeks di simpan pada kartu indeks , pada laci P, sesuai dengan kode Pr yang tertera  pada tab kartu indeks.

A	B	C	D	E	F	G
H	I	J	K	L	M	N
O	P	Q	R	S	T	U
V	W	X	Y	Z

2.prosedur penemuan kembali

            seperti telah di sampaikan di muka kearsipan sistem wilayah adalah suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. oleh karena itu , kode arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah di buat.

            Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:

   1.      Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks

   2.      Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks

   3.      Berdasarkan pada kode kartu indeks, carilah surat pada laci, Guide dan folder dengan kodenya.

   Nah dengan menantangnya tugas di Cawu tiga, ada hikmah berbagi didalamnya.